Geen Spam, wel commerciële e-mail
U stuurt geen spam wanneer u voldoet aan de volgende 3 voorwaarden:
- Het e-mail adres is een "info@..." adres van een niet-natuurlijke persoon (bvba,nv)
- U geeft duidelijk aan hoe men zich kan uitschrijven
- U doet geen inbreuk op de privacy van de ontvanger
- U vermeldt dat het om een commerciële boodschap gaat
Deze voorwaarden scheppen een wettelijk kader rond het sturen van e-mails in bulk.
1. info@
In principe dient u uw commerciële e-mails te adresseren op het algemeen adres, wat in de meeste gevallen het "info@..." adres van een organisatie is. Wanneer u echter persoonlijke adressen wenst aan te schrijven persoon@bedrijf.be , dienen zij zich zelf akkoord te verklaren met het feit dat u hen e-mail stuurt (opt-in).
Indien u reeds een database van e-mail adressen bezit naar dewelke u regematig communiceert, kan u die zonder problemen gebruiken. De geadresseerden zijn namelijk gewoon om e-mails van u te krijgen en zullen zich niet storen aan een professioneel opgestelde nieuwsbrief.
Niet-bekenden daarentegen mag je geen ongevraagde e-mails sturen. Het is dus uit den boze om een adressenbestand met mailadressen te kopen, en hiernaar commerciële mails te sturen. Zelf verzamelen is dus de boodschap...
Een handig hulpmiddel hierbij is een "inschrijf-module" op uw website. Zo kunnen mensen zichzelf inschrijven en uitschrijven op uw nieuwsbrief, zonder manuele tussenkomst van een persoon uit uw organisatie. Ook het laten invullen van formulieren, on-line of op papier, kan u nieuwe e-mail adressen opleveren. Vermeld wel steeds dat je het e-mail adres gaat gebruiken om nieuwsbrieven naartoe te sturen.
2. uitschrijven
Een tweede voorwaarde is dat mensen zich eenvoudig kunnen uitschrijven op uw mailings. Dit kunt u doen op verschillende manieren:
- Laat de geadresseerde antwoorden op uw e-mail met "uitschrijven" in het onderwerp
- Laat hen naar uw website surfen en via dit kanaal uitschrijven
- Voorzie in uw e-mail een "uitschrijf-link" die hen automatisch van uw mailinglijst verwijdert.
Deze optie is de meest professionele.
Tenslotte kunt u best nog in uw bericht vermelden naar welk adres de e-mail oorspronkelijk gestuurd is. Vele bedrijven gebruiken een intern routingsysteem waarbij de mails gelezen worden door andere personen dan naar wie u hem geadresseerd hebt. Zo kan bij voorbeeld een "info@" mailbox uitgelezen worden door een secretaresse, en indien zij zich wil uitschrijven, moet ze weten welk adres ze moet uitschrijven.
Tip: maak het de mensen gemakkelijk om uit te schrijven, dat schept vertrouwen.
3. privacy
De kern van het privacy-vraagstuk is samen te vatten als volgt:
Er mag
geen enkele vorm van opvolging verborgen zitten in uw e-mails zodoende dat u kunt achterhalen wanneer een bericht gelezen is. Dus als u beschikt over een programma waarme u statistieken kunt trekken over het leesgedrag van uw commerciële e-mail is dat niet wettelijk.
Een truck die vaak gebruikt wordt om leesgedrag te analyseren is het invoegen van foto's in mails, die niet "in" de mail zitten, maar die gelinkt worden naar foto's op de webserver. Op die manier kan er op de webserver gelogd worden wie op welke datum, welke foto gedownload heeft; met andere woorden men weet exact wanneer u uw mailtje geopend heeft en dat is niet wettelijk.
Wat wel mag is het invoegen van foto's - ook inlinken van foto's - als deze niet als doel hebben om gegevens over het leesgedrag te achterhalen. Belangrijk om weten is dat in de nieuwe Microsoft Office 2003 versie, outlook de ingelinkte foto's niet automatisch download. Uw geadresseerden zullen dus enkel een "kruisje" te zien krijgen waar de foto had moeten staan.
Tip: Verstuur e-mails met de foto's (indien nodig) erin, in plaats van gelinkte foto' te gebruiken.
4. Commerciële boodschap
De boodschap mag niet misleidend zijn. Vermeld dus steeds dat het om een reclame-boodschap gaat, best zelfs in het onderwerp van de e-mail.
Hoe wél een commerciële e-mail versturen?
Er zijn een 4-tal mogelijkheden
- Standaard E-mailprogramma op de desktop
- Mass-mail programma op de desktop
- Mass-mail programma op Internet
- Mass-mail programma in eigen beheer
1. Standaard E-mailprogramma op de desktop
Deze oplossing is de goedkoopste, en zeer effectief wanneer ze goed gebruikt wordt. Het juist gebruik van dit programma houdt in dat u 1 gepersonaliseerde e-mail stuurt per geadresseerde, en dat het e-mail adres van de bestemmeling vermeld is in de tekst van de mail én dat er een mogelijkheid is om uit te schrijven.
Niet doen:
Wat uit den boze is, is het copieren van een hele hoop e-mail addressen in de "to", "cc" of "bcc" om vervolgens te versturen.
- Het copieren van adressen in "to" of "cc" heeft als gevolg dat alle geadresseerden van elkaar weten wie het bericht gekregen heeft; en dat zij deze adressen ook kunnen opslaan en eventueel (mis)(ge)bruiken.
- Het gebruik van het "bcc"-veld heeft als gevolg dat uw bericht als spam gezien wordt door talrijke spamfilters. Bepaalde e-mail providers verwijderen namelijk mails die aan een grote groep gebruikers in BCC verstuurd is.
Deze beide opties zijn dus niet professioneel, en af te raden.
Wel doen:
- Leg een adressenbestand aan in databaseformaat. In het beste geval kan je die vanop uw eigen website downloaden.
- Maak een "mail merge" template aan in MS word, waar u uw bericht in opmaakt.
- Koppel het adressenbestand aan de template, en laat MS office aparte e-mails genereren voor elk adres.
- Vermeld zeker de geadresseerde en een mogelijkheid om uit te schrijven in uw tekst.
Voordelen
- Enkel MS Office (of andere desktop software) is nodig.
- E-mails kunnen makkelijk opgesteld worden, er is geen html kennis nodig.
Nadelen
- grondige kennis nodig van MS word en MS outlook.
- uw internet-lijn wordt zwaar belast tijdens het versturen van deze mails.
- deze mailings consumeren veel bandbreedte, wat ertoe kan leiden dat u bandbreedte dient bij te kopen.
2. Mass-mail programma op de desktop
Indien u geen MS Office heeft, of liever werkt met andere software om de e-mails op te stellen, kunt u een beroep doen "mass-mail software" die op de markt te koop is. Aangezien deze software ook op de desktop draait, binnen uw netwerk, zijn de voor- en nadelen vergelijkbaar met de eerste optie:
voordelen
- Enkel desktop software is nodig.
Nadelen
- grondige kennis nodig van het programma, vaak is html kennis vereist.
- uw internet-lijn wordt zwaar belast tijdens het versturen van deze mails.
- deze mailings consumeren veel bandbreedte, wat ertoe kan leiden dat u bandbreedte dient bij te kopen.
3. Mass-mail programma op Internet
Deze optie houdt in dat u een kleine plaats op internet "huurt" om uw emails op te stellen en te bewaren. U kunt ook vanaf deze virtuele locatie uw mails versturen, wat als voordeel heeft dat uw eigen netwerk niet belast wordt.
Vaak is de "huur" van zo'n locatie gratis en betaalt u enkel voor de verstuurde e-mails. Goedkoop als u er weinig verstuurt, duur als u er veel verstuurd.
Bij de keuze van zo'n e-mail provider is het belangrijk om rekening te houden met deze factoren:
- Kosten: éénmalig / maandelijks / per mail? Reken eens uit hoeveel het u per jaar kost.
- Gebruiksgemak van de software. Kunt u mooie e-mails makkelijk opstellen?
- Algemene voorwaarden, lees ze goed: wat mag, wat niet ; worden uw mailadressen ook door derden gebruikt?
Voordelen
- Meestal géén desktop software nodig.
- Vrij eenvoudig in gebruik
- Uw internet-lijn wordt niet belast!
Nadelen
- Vaak voorzien van niet-wettelijke rapporteringen (traceren van leesgedrag)
- Afhankelijkheid van een derde partij die uw e-mailadressen beheert
- Vaak kostelijk bij intensief gebruik
4. Mass-mail programma in eigen beheer
Deze oplossing combineert de voordelen van de andere oplossingen onder de vorm van een on-line mailpakket, dat verwerkt wordt in het inhoudsbeheer van uw eigen website.
U krijgt daarvoor een extra menupuntje in uw website, dat enkel zichtbaar is voor degene die toegang krijgt (webmaster of marketeer). Via deze weg kunt u dus veilig aanloggen op de module om uw e-mails op te stellen, en blijven de e-mail adressen uw eigendom.
Vervolgens zijn alle adressen in de database ook gekoppeld aan de in- en uitschijfmogelijkheden van uw website. Nieuwe adressen worden automatisch toegevoegd, uitgeschreven adressen worden gemarkeerd.
Tenslotte kunnen de opgestelde e-mails in bulk verstuurd worden, zonder grote meerkosten per e-mail.
Voordelen
- Géén desktop software nodig.
- Eenvoudig in gebruik.
- Uw internet-lijn wordt niet belast.
- volledig volgens de wettelijke richtlijnen
- Geen afhankelijkheid van een derde partij die uw e-mailadressen beheert.
Nadelen
- Eénmalige kost bij het inbouwen van de module